TECNODOC, le ofrece soluciones integrales a las Compañías para que reduzcan el flujo de los documentos.

 

El concepto es ofrecer tanto servicios externos de administración de documentos (outsourcing) como soluciones que administren directamente los usuarios.

 

Nuestra propuesta se centra en la utlización modulo de captura, control de calidad y gestión de incidencias. Modulo con formato Adobe Acrobat PDF para crear copias fieles de los documentos y crear índices con Alchemy para búsquedas de información rápidas y efectivas

 

El procedimiento se centra en identificar  y definir los permisos de toda la tipología de información a incorporar, realizar conversiones de documentos  en formato mediante escáner y la creación dedocumentos en formato PDF/TIFF, para después publicarlos o distribuirlos, según el caso en Internet/intranet , CD Rom, etc.

 

El modelo tradicional de gestión basado en papel, lleva asociados una serie de problemas y costes implícitos en ocasiones ocultos o no perceptibles por la empresa:

 

• Problemas de localización

• Elevado número de copias

• Pérdida de documentos e inexistencia de seguridad

• Baja calidad en el servicio

• Gestión ineficiente

 

Con este sistema de gestión de información se consigue:

 

• Inmediata localización y búsqueda precisa de los documentos.

• Drástico recorte del espacio de almacenamiento y  aprovechamiento del mismo.

• Eliminación de los documentos duplicados.

• Total control  y seguridad.

• No existen documentos extraviados y perdidos

• Mejora de la calidad del servicio ofrecido a sus clientes.

• Control de la documentación pendiente de recepción.

 

 

Los documentos no pierden su fidelidad con el paso del tiempo, incluso se mantendrían firmas y otros elementos importantes; debido a que se utiliza este formato se puede visualizar en cualquier plataforma (Windows, Mac, etc). Dado que se encuentra “encapsulado”, no se puede modificar el original, asegurando la confiabilidad.

 

Otro benficio inherentes a implementar soluciones de flujo de documentos electrónicos son la velocidad, la disponibilidad y el reducción de los costos por la disminución de servicios relacionados con el papel (impresiones, fax, fotocopias, etc.). 

 

Para la custodia y archivo, en el Polígono Industrial de Antequera (Málaga), en el Centro Empresarial “El Efebo”, TECNODOC cuenta con una instalaciones para realizar el correcto tratamiento de la documentación, y con una nave equipada con estanterías. Las paredes de hormigón armado hacen un que las instalaciones sean bunker destinado a la guarda y  custodia de la documentación más confidencial. Sistemás antiincendios, cámaras, alarmas ...